Kurumsal Etkinlik Fotoğrafları: Misafirler Kendi Karelerini Aynı Gece Nasıl Alır?

Kurumsal bir etkinliğin en kalabalık anı genelde gecenin ortasıdır. Sahnede konuşma biter, ödüller verilir, kokteyle geçilir; herkes birbiriyle fotoğraf çektirir. Fotoğrafçı da bütün gece çalışır ve gecenin sonunda elinde yüzlerce, bazen binlerce kare olur.

Sonra bilinen kısım başlar. Kartlar eve gider, seçim yapılır, renk düzeltmesi yapılır ve birkaç gün sonra kuruma tek bir link ulaşır. O linkin içinde tek bir klasör vardır. Klasörü açan iletişim ekibi, genel müdürün olduğu kareleri bulmak için yüzlerce fotoğrafı tek tek gözden geçirir. Misafirlere ise çoğu zaman hiçbir şey ulaşmaz, çünkü o klasörü kime, hangi biçimde göndereceğini kimse çözemez.

Buradaki asıl kayıp fotoğrafların kalitesi değil. Zamanlaması. Bir misafir için kendi fotoğrafının değeri, o fotoğrafın çekildiği geceden sonra hızla düşer. Aynı akşam eline geçen kare paylaşılır, profil fotoğrafı olur, ekibe gönderilir. Üç gün sonra gelen kare ise sadece arşivdir.

Dağıtım, çekimin parçası sayılmıyor

Bunun teknik bir sebebi yok. Alışkanlık meselesi. Fotoğrafçılık deklanşör kapandığında biter sayılıyor; fotoğrafların kime nasıl ulaşacağı ise ayrı bir iş olarak görülüyor ve genelde kurumun kendi üstüne kalıyor. Oysa etkinlik günü kurumun elinde bu işe ayıracak kişi zaten yok.

Dağıtımı etkinliğin içine aldığınızda iki şey birden değişiyor. Birincisi, seçim işi ortadan kalkıyor: kimsenin kimin fotoğrafını ayıklaması gerekmiyor, herkes kendi karesini kendisi buluyor. İkincisi, fotoğraflar hâlâ olay sıcakken dolaşıma giriyor.

Vusto olarak kurumsal etkinliklerde bu işi tek parça veriyoruz: çekimi kendi fotoğraf ekibimiz yapıyor, dağıtım sistemini biz kuruyor ve gece boyunca biz yönetiyoruz. Aşağıda hem misafir tarafının hem de saha tarafının nasıl işlediğini anlatıyorum.

Bunun sahada çalışması için gerekenler

Misafir tarafı bir dakika sürüyorsa, o bir dakikayı mümkün kılan şey arka taraftaki akışın etkinlik sürerken çalışıyor olması. Gecenin sonunda toplu bir aktarım yapılmıyor; kareler geldikçe işleniyor.

Fotoğraf makinesi kareyi kablosuz gönderiyor. Fotoğrafçının çekimi bırakıp kart çıkarması, bilgisayara takması, klasör açması gerekmiyor. Kare makineden çıktığı anda sisteme düşüyor.

Her yeni kare anında işleniyor. Yüzler çıkarılıyor, misafir galerisi kendiliğinden büyüyor. Kaç karenin misafirlere gittiği canlı olarak görülüyor, yani gece boyunca işin yürüyüp yürümediği tahmin edilmiyor.

Seri çekimde en iyi kare işaretleniyor. Ard arda çekilen karelerde netlik ve pozlama ölçülüyor, aralarından en iyisi seçiliyor. Kalabalık bir sahne çekiminde bu, elle yapılması saatler süren bir iş.

Yüzler gruplanıyor. Bir yüze tıkladığınızda o kişinin bütün kareleri geliyor. Kişiler panelinde kimin kaç karede olduğu görülüyor. Ertesi gün "genel müdürün fotoğrafları lazım" dendiğinde bu iş saniyeler sürüyor, bir öğleden sonra değil.

Arşivde yazarak arama var. Sahneyi tarif ediyorsunuz, kare geliyor. "dinner table", "people on stage", "coffee break" gibi tariflerle binlerce karelik arşivde aradığınız anı buluyorsunuz; sonuçlar alaka sırasına göre diziliyor.

Düzenleme yerleşik. Kırpma, yamuk kadraj düzeltme, parlaklık, kontrast ve beyaz ayarı sistemin içinde. Düzenlenen kare ayrı bir dosyaya yazılıyor, orijinal dosyaya hiç dokunulmuyor.

Erişim tek tıkla kapanıyor. Bir sebeple galeriyi kapatmanız gerekirse gece yarısı bile olsa kapatabiliyorsunuz.

Etkinlikten önce karar vermeniz gereken beş şey

Bu işin sahada pürüzsüz gitmesi, çoğunlukla etkinlik gününden önce verilen birkaç küçük karara bağlı. Hepsi kısa konuşmalar, ama sonradan konuşulunca gece içinde çözülmesi zor oluyor.

1. Karekod nereye girecek. Masa kartı, sahne ekranı ve davetiye üçü de işe yarıyor ama etkinliğin tipine göre biri öne çıkıyor. Oturmalı yemekte masa kartı, konferansta sahne ekranı, davetli gecesinde davetiyenin üstü genelde en çok okutulan yer oluyor. Birden fazlasını aynı anda kullanmak da mümkün.
2. Tüm galeri açık mı kalacak. Yukarıdaki erişim sorusu. Kararı davetli profiline göre verin.
3. Galeri ne kadar açık kalacak. Etkinlik bitiminden sonra kaç gün. Süre dolduğunda galeri kendiliğinden kapanıyor.
4. Kaç fotoğrafçı gerekiyor. Sahne ve kokteyl aynı anda yürüyorsa, ya da salonun iki ayrı bölümünde program varsa tek fotoğrafçı yetişmiyor. Bunu salon planına ve akış programına bakarak birlikte netleştiriyoruz.
5. Protokol listesi. Karesi mutlaka olması gereken kişilerin listesi. Sistem yüzleri zaten grupluyor, ama kimin öncelikli olduğunu bilen bir ekip sahada farklı davranıyor.

Yazılımla desteklenen bir etkinlik fotoğraf çekimi

Buraya kadar anlatılanların bir kısmı fotoğrafçılık, bir kısmı yazılım. Ayırmanın pratikte pek anlamı yok, çünkü sahada ikisi aynı anda çalışıyor.

Klasik bir etkinlik fotoğraf çekimi hizmetinde iş deklanşörle biter. Kartlar toplanır, seçim ve renk düzeltmesi sonraki günlere kalır, teslim tek bir klasörle yapılır. Bizim verdiğimiz hizmette ise kare makineden çıktığı anda ikinci bir süreç başlıyor: kare işleniyor, yüzler çıkarılıyor, galeriye düşüyor ve gece bitmeden misafirin telefonuna ulaşıyor. Fotoğrafçılık tarafı değişmiyor, üstüne dağıtım ekleniyor.

Bu yazılımı ayrıca satmıyoruz, kuruma kurdurmuyoruz, kimseden kullanmayı öğrenmesini beklemiyoruz. Etkinliği baştan sona biz yürütüyoruz: çekimi kendi profesyonel fotoğraf ekibimiz yapıyor, karekodları ve galeriyi biz kuruyoruz, gece boyunca sistemin başında biz duruyoruz. Bir aksama olursa yerinde çözülüyor. Kurumun etkinlik günü ilgilenmesi gereken tek şey misafirleri oluyor.

Gecenin sonunda iki çıktı kalıyor. Misafirler kendi karelerini çoktan indirmiş oluyor, tam çözünürlüklü arşivin tamamı da kuruma teslim ediliyor.

Hizmetin ayrıntılarını, sistemin ekran görüntülerini ve gerçek bir lansman gecesinden kareleri hizmet sayfasında görebilirsiniz.

Etkinliğinizi konuşalım

Lansman, bayi toplantısı, konferans, gala, ödül töreni, fuar standı ve şirket etkinliklerinde çalışıyoruz. Teklif için üç şey yeterli: etkinliğin tarihi, mekânı ve tahmini misafir sayısı. Bunlarla kaç fotoğrafçıyla geleceğimizi, gecenin akışını ve fiyatı netleştiriyoruz.

Aşağıdaki formdan bize ulaşın, aynı gün içinde dönüş yapalım. Doğrudan yazmak isterseniz WhatsApp 0212 706 61 86, telefon 0212 871 76 92, e-posta info@vusto.com.tr.